Kirjoittaja: Turo Manninen · Reimann HR-palvelut
HR-ulkoistus kannattaa ottaa harkintaan, kun yritys tarvitsee toistuvasti HR-osaamista, mutta henkilöstöasioiden hoitaminen jää johdon tai esihenkilöiden muiden töiden väliin. Ratkaisua arvioidaan yrityksen tilanteen, tehtävien ja tarvittavan tuen perusteella. Yhtä kaikille sopivaa henkilöstömäärän rajaa ei tarvita.
Toimitusjohtajalle olennainen kysymys on käytännöllinen: mitkä henkilöstöasiat haluatte saada hoidettua paremmin, ja kenen aikaa niihin nyt kuluu?
Milloin HR-ulkoistus kannattaa? Viisi käytännön tilannetta
1. Henkilöstöasiat keskeyttävät johdon työn jatkuvasti
Toimitusjohtajalta kysytään neuvoa perehdytykseen, henkilöstöohjeisiin ja esihenkilöiden arjen tilanteisiin. Yksittäinen kysymys voi olla pieni, mutta toistuvat keskeytykset ja asioiden selvittäminen vievät aikaa. Ulkopuolinen HR-kumppani voi hoitaa sovittuja tehtäviä ja auttaa valmistelussa.
2. Samat asiat ratkaistaan joka kerta alusta
Perehdytys riippuu siitä, kuka uuden työntekijän ottaa vastaan. Ohjeista on useita versioita, eikä vastuunjako ole kaikille selvä. Silloin hyöty voi syntyä yhteisistä käytännöistä: ajantasaisista materiaaleista, nimetyistä vastuista ja sovitusta seurannasta.
3. Esihenkilöt tarvitsevat keskustelukumppanin
Uusi esihenkilö saattaa kaivata tukea palautteen antamiseen, tavoitteiden selkeyttämiseen tai haastavan keskustelun valmisteluun. HR-kumppani voi auttaa valmistautumisessa ja toimintatapojen rakentamisessa. Esihenkilö johtaa edelleen omaa tiimiään.
4. Yritys kasvaa tai toimintatavat muuttuvat
Uudet työntekijät, tiimit ja toimipaikat lisäävät tarvetta yhteisille toimintatavoille. Kaikkea ei kannata rakentaa samalla kertaa. Ensimmäiseksi voidaan valita esimerkiksi perehdytys, henkilöstöohjeet tai koulutusten seuranta.
5. HR-tuen tarve jatkuu projektin jälkeen
Yksittäinen ohje tai kartoitus voi käynnistää kehitystyön, mutta käytännöt tarvitsevat myös ylläpitoa. Jos apua tarvitaan säännöllisesti, jatkuvasta yhteistyöstä voi olla enemmän hyötyä kuin erillisten tehtävien tilaamisesta joka kerta uudelleen.
Milloin rajattu HR-konsultointi on sopivampi vaihtoehto?
Jos tarve on yksi selkeä tehtävä, kuten perehdytysmateriaalin uudistaminen tai tietyn henkilöstötilanteen valmistelu, alkuun voi riittää rajattu HR-konsultointi. Jatkuvaa palvelua kannattaa arvioida, kun tehtäviä tai tuen tarvetta tulee toistuvasti.
Myös oman HR-asiantuntijan palkkaaminen on varteenotettava vaihtoehto. Valinnassa kannattaa katsoa tarvittavaa työmäärää, osaamista ja läsnäoloa. Lue HR-ulkoistuksen ja oman HR-asiantuntijan vertailu. Ulkopuolinen kumppani voi tukea myös yrityksen omaa HR:ää.
Mitä tehtäviä Reimann voi ottaa hoidettavakseen?
Reimannin HR-ulkoistuksessa tehtävät valitaan yrityksen tarpeen mukaan. Yhteistyö voi sisältää esimerkiksi perehdytyksen kehittämistä, HR-dokumenttien ja henkilöstöohjeiden selkeyttämistä, osaamisen seurantaa sekä johdon ja esihenkilöiden tukea.
Ennen työn aloittamista sovitaan tehtävät, vastuut, yhteydenpito ja hinnoittelu. Lue tarkemmin, mistä HR-ulkoistuksen hinta muodostuu. Yritys säilyy työnantajana ja tekee henkilöstöä koskevat päätökset.
Valmistaudu ensimmäiseen keskusteluun kolmella kysymyksellä
- Mitkä henkilöstöasiat ovat viime aikoina vieneet eniten johdon tai esihenkilöiden aikaa?
- Mikä asia pitäisi saada ensimmäisenä kuntoon?
- Tarvitsetteko apua rajattuun tehtävään vai jatkuvasti?
Valmista HR-suunnitelmaa ei tarvitse olla. Näiden havaintojen pohjalta voidaan rajata järkevä ensimmäinen askel.
Keskustellaan yrityksesi HR-tarpeesta
Varaa keskustelu HR-ulkoistuksesta
Maksuttomassa keskustelussa käymme läpi yrityksesi tilanteen, mahdolliset hoidettavat tehtävät ja sopivan yhteistyömallin.