Kirjoittaja: Turo Manninen · Reimann HR-palvelut
HR-ulkoistus vai oma HR-asiantuntija? Valinta kannattaa tehdä tarvittavan työmäärän, osaamisen ja läsnäolon perusteella. Ulkopuolinen kumppani voi hoitaa sovittuja tehtäviä ja tukea johtoa. Oma HR-asiantuntija työskentelee osana yrityksen henkilöstöä. Myös näiden yhdistelmä on mahdollinen.
Ennen ratkaisua kannattaa kuvata, mitä henkilöstötyötä yrityksessä oikeasti tehdään. Pelkkä tehtävänimike tai henkilöstömäärä ei vielä ratkaise, mikä malli palvelee yritystä parhaiten.
Aloita tehtävistä, joita tarvitsette hoidettavaksi
Listaa toistuvat HR-tehtävät, keskeneräiset kehitystyöt ja tilanteet, joissa johto tai esihenkilöt tarvitsevat apua. Erota toisistaan jatkuva arjen tuki ja rajatut projektit. Esimerkiksi perehdytysmateriaalin uudistaminen voi olla projekti, kun taas esihenkilöiden sparrausta voidaan tarvita toistuvasti.
Arvioi myös, kuka tekee työtä nyt ja mitä muuta häneltä jää sen vuoksi tekemättä. Tämä antaa keskustelulle paremman lähtökohdan kuin oletus siitä, että yrityksessä tarvitaan automaattisesti joko oma HR-henkilö tai ulkoistus.
Milloin HR-ulkoistus voi sopia?
- Yritys tarvitsee säännöllistä HR-osaamista, mutta tehtävät eivät edellytä omaa kokoaikaista HR-henkilöä.
- Johdon tai esihenkilöiden tueksi tarvitaan ulkopuolinen keskustelukumppani.
- Työn painopiste on sovittujen HR-käytäntöjen, materiaalien tai seurannan kehittämisessä.
- Yrityksen oma HR tarvitsee täydentävää tukea valituissa tehtävissä.
Ulkoistuksessa tärkeää on selkeä tehtäväjako. Sopikaa, mitä kumppani hoitaa, kuka yrityksessä vastaa yhteistyöstä ja miten tietoa vaihdetaan. Yhteistyön sopivuus selviää tehtävien ja toimintatapojen perusteella.
Milloin oma HR-asiantuntija voi olla perusteltu?
Oma HR-asiantuntija voi olla hyvä ratkaisu, kun henkilöstötyötä on jatkuvasti paljon ja tehtävä edellyttää tiivistä osallistumista yrityksen arkeen. Päivittäinen yhteistyö johdon, esihenkilöiden ja henkilöstön kanssa voi puoltaa sisäistä roolia.
Myös oman henkilön tehtävä täytyy rajata. Yhden asiantuntijan osaamista, työaikaa ja vastuita kannattaa arvioida suhteessa yrityksen tarpeisiin. Kaikkien HR-tehtävien tai kehitysprojektien ei tarvitse kuulua yhdelle ihmiselle.
Vertaa kokonaisuutta samoilla kysymyksillä
- Työmäärä: kuinka usein apua tarvitaan ja mitä pitää saada aikaan?
- Osaaminen: millaista kokemusta tärkeimmät tehtävät edellyttävät?
- Läsnäolo: kuinka paljon työ vaatii osallistumista päivittäiseen toimintaan?
- Vastuut: kuka valmistelee asiat, kuka päättää ja kuka toteuttaa?
- Kustannukset: mitä verrattavaan kokonaisuuteen sisältyy ja mitä jää erikseen hoidettavaksi?
Ulkoistuksen ja oman henkilön kustannuksia on vaikea verrata, jos tehtävien sisällöt eroavat. Ensin kannattaa määritellä tarvittava työ ja sen jälkeen arvioida eri mallien kokonaisuutta. Lue myös, mistä HR-ulkoistuksen hinta muodostuu.
Oman HR:n ja ulkopuolisen kumppanin yhdistelmä
Yritys voi pitää HR-vastuun omassa organisaatiossa ja hankkia kumppanilta apua esimerkiksi perehdytyksen kehittämiseen, dokumenttien selkeyttämiseen tai esihenkilöiden tueksi. Rajattuun tehtävään voi sopia HR-konsultointi; toistuvaan tarpeeseen voidaan arvioida jatkuvaa yhteistyötä.
Reimannin HR-ulkoistuksessa sovitaan hoidettavat tehtävät, vastuut, yhteydenpito ja hinnoittelu ennen aloittamista. Yritys säilyy työnantajana ja tekee henkilöstöä koskevat päätökset.
Mikä malli sopii teidän yrityksellenne?
Varaa keskustelu HR-ulkoistuksesta
Käymme maksuttomassa keskustelussa läpi yrityksesi tilanteen ja sen, mitä tehtäviä Reimann voisi ottaa hoidettavakseen tai missä täydentävästä tuesta olisi apua.