Kirjoittaja: Turo Manninen · Reimann HR-palvelut
Tekoäly HR-työssä kannattaa ottaa käyttöön yhdestä rajatusta tehtävästä, jonka lopputuloksen ihminen osaa tarkistaa. Pk-yrityksessä tällainen tehtävä voi olla perehdytysrungon luonnostelu, yhteisten ohjeiden selkeyttäminen tai esihenkilöpalaverin valmistelu. Työkalun valinnan rinnalla tarvitaan päätös siitä, kuka tarkistaa sisällön ja vie sovitut asiat käytäntöön.
Toimitusjohtajalle olennainen kysymys on käytännöllinen: mikä toistuva HR-tehtävä vie aikaa, ja miten sen tekemistä voisi parantaa? Koko henkilöstöhallinnon uudistaminen kerralla tekee kokeilusta helposti liian suuren.
Mihin tekoäly HR-työssä sopii?
1. Perehdytyksen rungon valmisteluun
Tekoälyltä voi pyytää ehdotuksen perehdytyksen vaiheiksi: mitä käydään läpi ennen aloitusta, ensimmäisellä viikolla ja myöhemmin. Esihenkilö täydentää rungon yrityksen todellisilla työtehtävillä, vastuuhenkilöillä ja ohjeilla. Valmis perehdytys syntyy vasta, kun joku tarkistaa sisällön ja sopii sen käytöstä.
2. Yhteisten ohjeiden selkeyttämiseen
Pitkän ohjeen voi luonnostella lyhyemmäksi ja helpommin luettavaksi. Tarkistajan tehtävä on varmistaa, etteivät merkitys, vastuut tai tärkeät rajaukset muutu. Työkalulle annetaan vain sellaista aineistoa, jonka käsittely on yrityksessä hyväksytty.
3. Esihenkilön valmistautumiseen
Tekoäly voi ehdottaa kysymyksiä tavoitekeskusteluun, muistilistaa palaveriin tai tapoja jäsentää yleinen johtamistilanne. Henkilökohtaisen tilanteen käsittelyssä tarvitaan edelleen esihenkilön harkintaa, yrityksen toimintatapojen tuntemusta ja tarvittaessa HR-asiantuntijan tukea.
Sovi nämä asiat ennen kokeilua
- Tehtävä: mitä tuotosta kokeilulla tavoitellaan ja missä sitä käytetään?
- Aineisto: mitä tietoa valittuun työkaluun saa antaa? Luonnosteluun voi usein käyttää kuvitteellista esimerkkiä tai yleistä tehtävänkuvausta.
- Vastuu: kuka tarkistaa sisällön, hyväksyy sen ja ylläpitää sitä myöhemmin?
- Onnistuminen: väheneekö valmistelutyö, paraneeko ohjeen ymmärrettävyys tai jääkö vähemmän asioita selvittämättä?
Kokeilua ei kannata arvioida vain ensimmäisen luonnoksen nopeudella. Laske mukaan myös tarkistaminen, korjaukset ja lopputuloksen käyttöönotto. Jos luonnos valmistuu nopeasti mutta tarvitsee paljon uudelleenkirjoittamista, tehtävän rajausta tai työkalun käyttöä pitää muuttaa.
Kuvitteellinen esimerkki: perehdytyksen valmistelu
Seuraava esimerkki on kuvitteellinen. Se havainnollistaa mahdollista toimintatapaa eikä kuvaa Reimannin asiakasta tai toteutunutta asiakastyötä.
Yritys haluaa yhtenäistää uuden esihenkilön perehdytystä. Kokeilun omistaja kokoaa hyväksytyt, yleiset toimintaperiaatteet ja pyytää tekoälyltä niiden pohjalta rungon perehdytyskeskustelulle. HR-asiantuntija tarkistaa sisällön, esihenkilö täydentää käytännön esimerkit ja johto hyväksyy käytännön.
Tämän jälkeen runkoa kokeillaan perehdytyksessä ja kerätään palaute: mitä puuttui, mikä oli epäselvää ja mitä pitäisi tehdä toisin? Henkilötietoja tai luottamuksellisia asiakastietoja ei tarvita yleisen rungon valmisteluun.
Mikä on HR-agentin ja HR-asiantuntijan työnjako?
HR-agentti voi tukea tilanteen jäsentämistä, kysymysten valmistelua ja seuraavien askelten hahmottamista. HR-asiantuntija auttaa soveltamaan asioita yrityksen tilanteeseen sekä rakentamaan toimivia käytäntöjä. Johto ja esihenkilöt vastaavat omista päätöksistään.
HR2Y yhdistää HR-kartoituksen, kehitystyön ja digitaalisen HR-tuen. Jos yrityksessä tarvitaan myös tehtävien käytännön hoitamista, HR-ulkoistuksessa voidaan sopia jatkuvasta tuesta. Rajattuun kehitystehtävään voi sopia HR-konsultointi.
Milloin kannattaa pyytää apua?
Ulkopuolisesta tuesta on hyötyä, kun sopivia käyttökohteita on monta mutta vastuista ja toteutuksesta ei ole yhteistä käsitystä. Aloittaisin silloin yrityksen HR-arjesta: mitkä tehtävät toistuvat, mikä kuormittaa johtoa ja mikä käytäntö tarvitsee ensin selkeyttä?
Maksuttomassa keskustelussa käymme läpi yrityksesi tilanteen ja sen, sopisiko tarpeeseen digitaalinen HR-tuki, rajattu kehitystyö vai jatkuva HR-kumppani.