Kirjoittaja: Turo Manninen · Reimann HR-palvelut
Ennakoiva rekrytointi tarkoittaa tulevien osaamistarpeiden tunnistamista ja valmistelua ennen kuin yrityksellä on kiire täyttää tehtävä. Työ alkaa liiketoiminnan tavoitteista, tarvittavasta osaamisesta ja todennäköisestä ajoituksesta. Sen jälkeen voidaan rakentaa yhteyksiä sopiviin osaajiin ja tarkentaa, millainen tehtävä yrityksessä voisi avautua.
Toimitusjohtajalle hyöty on valmistautumisessa: kun tarve toteutuu, tehtävän sisältöä, valintaperusteita ja hakutapaa ei tarvitse aloittaa tyhjästä. Ennakoiva työ ei kuitenkaan takaa, että tietty henkilö on käytettävissä juuri haluttuna ajankohtana.
Milloin ennakoiva rekrytointi kannattaa aloittaa?
Ennakointi on ajankohtaista esimerkiksi silloin, kun yritys suunnittelee kasvua, uuden palvelun käynnistämistä tai uudenlaisen osaamisen tuomista tiimiin. Myös toiminnan riippuvuus yhdestä avainhenkilöstä voi olla syy arvioida osaamista ja työnjakoa ajoissa.
Kaikkiin tarpeisiin ei tarvita uutta työntekijää. Ensin kannattaa selvittää, voiko osaamista kehittää nykyisessä tiimissä, tehtäviä järjestää uudelleen tai tarvetta ratkaista ulkopuolisella kumppanilla. Rekrytoinnin valmistelu on hyödyllisintä, kun tiedetään, mitä ongelmaa sillä ratkaistaan.
Viisi vaihetta yritysjohdolle
- Kuvaa liiketoiminnan tarve. Mitä yrityksen pitää saada aikaan ja mitä osaamista siihen tarvitaan? Määrittele tavoiteltu tekeminen ennen tehtävänimikettä.
- Erota välttämätön ja opeteltava osaaminen. Listaa, mitä henkilön täytyy osata aloittaessaan ja mitä hän voi oppia työssä. Liian laaja vaatimuslista voi rajata kiinnostavia osaajia pois.
- Arvioi ajoitus ja päätöksenteko. Milloin tarve voi toteutua, kuka päättää rekrytoinnista ja millä edellytyksillä haku käynnistetään?
- Käy osaajakeskusteluja tarkoitus selvästi kertoen. Selvitä kiinnostusta ja odotuksia. Kerro, onko kyse avoimesta tehtävästä vai mahdollisesta tulevasta tarpeesta.
- Päivitä tilanne. Yrityksen suunnitelmat ja ihmisten tavoitteet muuttuvat. Aiempi keskustelu ei yksin kerro nykyisestä kiinnostuksesta tai saatavuudesta.
Miksi CV ei yksin riitä?
CV kertoo aiemmista tehtävistä ja kokemuksesta. Tulevan yhteistyön kannalta tarvitaan lisäksi keskustelu siitä, mitä henkilö haluaa tehdä seuraavaksi, millaisessa ympäristössä hän haluaa työskennellä ja milloin muutos voisi olla mahdollinen.
Yrityksen kannattaa tarkastella kolmea asiaa yhdessä: tehtävässä tarvittavaa osaamista, henkilön uratoiveita ja ajoitusta. Vahva aiempi kokemus ei yksin ratkaise sopivuutta, jos tulevan tehtävän sisältö ja henkilön omat tavoitteet poikkeavat toisistaan. Arviointi täsmentyy keskusteluissa, ei pelkän profiilin perusteella.
Miten ennakointi eroaa suorahausta?
Ennakoiva rekrytointi on jatkuvaa valmistautumista. Suorahaku on puolestaan yksi tapa etsiä ja tavoittaa osaajia määriteltyyn tarpeeseen. Menetelmiä voidaan käyttää yhdessä: ensin tarkennetaan tulevaa osaamistarvetta ja myöhemmin käynnistetään varsinainen haku.
Jos suorahaku on yrityksellesi uusi toimintatapa, lue myös mitä suorahaku tarkoittaa ja milloin sitä tarvitaan. Hakutapa valitaan tehtävän, tavoiteltavien osaajien ja yrityksen tilanteen perusteella.
Mitä ennakoivassa rekrytoinnissa mitataan?
Pelkkä profiilien tai yhteydenottojen määrä kertoo vähän tulevasta onnistumisesta. Seuraisin ensisijaisesti, ovatko osaamistarve ja valintaperusteet selkiytyneet, onko yrityksellä ajantasainen käsitys kiinnostuneista osaajista ja etenevätkö keskustelut tarpeen toteutuessa.
Varsinaisessa rekrytoinnissa seuranta jatkuu päätöksentekoon, aloitukseen ja perehdytykseen. Rekrytointi ei ole valmis vain siksi, että sopimus on allekirjoitettu: uuden työntekijän pitää myös päästä kiinni sovittuun työhön. Yrityksen tavoitteet ja seurattavat asiat sovitaan tapauskohtaisesti.
Mistä pk-yrityksen kannattaa aloittaa?
Valitse yksi liiketoiminnan kannalta tärkeä tuleva osaamistarve. Kirjaa tehtävän tavoite, keskeinen osaaminen, mahdollinen aloitusajankohta ja vastuuhenkilö. Tämä on käyttökelpoinen lähtökohta myös keskusteluun rekrytointikumppanin kanssa.
Reimann auttaa osaamistarpeen määrittelyssä sekä rekrytoinnin ja suorahaun suunnittelussa. Jos osaamistarpeiden ennakointi ja esihenkilöiden tuki vaativat jatkuvaa työtä, tehtäviä voidaan sopia myös osaksi HR-ulkoistusta.